Как заявка добирается до человека
Обычная цепочка: посетитель заполнил форму на сайте → сайт отправил письмо на orders@ → кто-то из команды открыл почту и увидел. Первые два шага занимают секунды, третий — от пяти минут до половины дня.
Именно третий шаг и стоит денег: клиент, отправивший заявку в три компании, обычно работает с той, которая ответила первой.
Что настроить
- Отдельный адрес под заявкиНе info@, куда сыплется всё подряд, а orders@ или zayavki@. В форме на сайте укажите именно его.
- Подключите ящик в ботеВведите адрес, подтвердите кодом из письма. Бот в MAX называется «Электронная почта».
- Настройте правило пересылкиУсловие по теме письма, которую ставит форма: «Заявка», «Заказ», «Новое обращение».
- Проверьте на тестовой заявкеЗаполните форму на сайте сами и засеките время до появления в чате.
- Договоритесь, кто отвечаетДаже простое «беру» в чате убирает эффект, когда письмо видят все и никто.
Тему письма задаёт форма на сайте, и почти всегда её можно изменить в настройках формы. Сделайте её однозначной — например, «Заявка с сайта». Тогда правило пересылки будет простым и не поймает лишнего.
Что попадёт в чат
Письмо приходит целиком: тема, отправитель, текст с полями формы. Если форма прикладывает файл — техническое задание, фотографию, договор, — он придёт вложением, и открыть его можно прямо из чата.
Оформление HTML-письма в сообщение не переносится: таблица с полями формы станет текстом. Обычно так даже удобнее, но если нужен исходный вид — есть кнопка открытия в браузере.
Что фильтровать, чтобы чат не забился
| Пересылать | Оставить в почте |
|---|---|
| Заявки с формы | Рассылки сервисов и подрядчиков |
| Письма от клиентов напрямую | Автоответы «ваше письмо получено» |
| Уведомления об оплате | Технические уведомления хостинга |
| Письма со словами «заказ», «счёт» | Всё остальное |
Как задать такие условия — в статье про фильтрацию писем.
Чего ждать по времени
Задержка доставки — до одной минуты: почта проверяется раз в минуту. Для заявок это несущественно, важнее другое: сигнал приходит туда, где команда уже сидит, и его видно сразу, а не когда кто-то соберётся открыть почту.
Границы способа
- Это не CRM. Пересылка показывает заявку, но не ведёт сделку и не хранит историю клиента.
- Ответ — из почты. Пересылка односторонняя.
- Спам не пересылается. Если письмо формы попало в спам-фильтр, в чат оно не придёт — проверьте, что адрес формы в белом списке.
- Объём. На нескольких десятках заявок в день чат перестаёт справляться, нужна система учёта.
Подключить ящик заявок
Семь дней бесплатно — как раз чтобы измерить, за сколько минут теперь видят заявку.
Открыть бота в MAXНаведите камеру телефона на код — бот откроется в MAX прямо на телефоне. В мессенджере он называется «Электронная почта».
Ссылка та же: max.ru/id220301453524_bot