Корпоративная почта в MAX

Зачем это команде

У общей почты вроде orders@, info@ или support@ есть системная проблема: в неё никто не смотрит постоянно. Ящик открывают утром, потом в обед, потом когда клиент позвонил и спросил, почему не отвечают.

Если письма из этого ящика приходят в рабочий чат, реакция становится минутной, а не часовой. Заявка видна всем, кто в чате, и её видно сразу — вместе с остальной перепиской команды.

Второй случай — личная рабочая почта на домене компании. Тут задача та же, что и с обычным ящиком: не пропустить важное, не открывая почтовый клиент каждые полчаса.

Сначала — разговор с администратором

Это единственный пункт, который нельзя пропустить. Корпоративная переписка почти всегда подпадает под правила компании, а пересылка наружу может их нарушать — даже если технически она разрешена.

Что стоит выяснить до настройки:

• Разрешена ли пересылка на внешние адреса. Во многих почтовых системах администратор может её запретить целиком или разрешить только на определённые домены.
• Нет ли запрета в политике безопасности. Технический запрет и организационный — разные вещи, и второй важнее.
• Какие письма нельзя выносить наружу. Персональные данные клиентов, договоры, финансовая отчётность — обычно к ним отношение особое.

Разумный компромисс, который чаще всего согласовывают: пересылать не всю почту, а узкий срез — например, только уведомления с сайта или только письма от конкретного отправителя.

Как настроить

Механика та же, что и с личным ящиком: правило внутри почты, пароль никому не передаётся.

1. Подключите ящик в ботеУкажите корпоративный адрес, введите код из письма. Бот в MAX называется «Электронная почта».
2. Найдите настройки пересылкиВ почтовой системе компании они называются по-разному: «Правила», «Фильтры», «Forwarding», «Правила обработки». Если раздела нет — он закрыт администратором.
3. Создайте правило с условиемНе пересылайте всё подряд. Условие по отправителю, теме или адресу получателя отсекает лишнее и облегчает согласование.
4. Подтвердите адресСистема пришлёт код на адрес пересылки, бот покажет его в чате.
5. Проверьте на тестовом письмеОтправьте письмо себе и убедитесь, что оно дошло в чат и что копия осталась в ящике.

Несколько ящиков отдела

К одному аккаунту подключается до десяти ящиков. Каждый — 100 ₽ за месяц, 500 ₽ за полгода или 900 ₽ за год. Для отдела это обычно означает три-четыре адреса: заявки, поддержка, бухгалтерия, личный рабочий.

Как задать такие условия, разобрано в статье про фильтрацию писем.

Что важно понимать про приватность

• Сервис получает копии только тех писем, которые вы сами направили правилом. Архив, отправленные и черновики недоступны.
• Письма удаляются с сервера в течение 24 часов после доставки в чат. Оригиналы остаются в корпоративном ящике.
• Отправлять письма от имени компании бот не может — пересылка односторонняя.
• Письма приходят в личный чат сотрудника с ботом. Если нужен общий доступ команды, обсудите с администратором, чей ящик и в чей чат подключается.

Подробный разбор — в статье «Безопасно ли пересылать почту в мессенджер». Формальные обязательства сервиса описаны в политике конфиденциальности.

Ограничения, о которых лучше знать заранее

• Спам не пересылается. Если письмо клиента попало в спам-фильтр компании, в чат оно не придёт.
• Задержка до минуты. Для заявок это несущественно, для чего-то критичного по времени — учитывайте.
• Оформление письма не переносится. Договор или счёт в виде вложения придёт файлом, а вёрстка HTML-письма превратится в текст.
• Правило действует только для новых писем. То, что пришло до настройки, останется в ящике.